Découvrez comment générer des exports comptables avec SmartOF pour automatiser la saisie comptable de vos factures de vente et optimiser la gestion de votre comptabilité.
Qu’est-ce qu’un Export comptable ?
Un export comptable est un fichier d’écritures comptables qui regroupe l’ensemble des informations financières de vos factures de vente et avoirs. Ce fichier est essentiel pour la tenue de la comptabilité dans votre entreprise.
Pourquoi est-ce nécessaire ?
Si vous gérez une entreprise, vous devez utiliser un logiciel comptable pour assurer le suivi et la gestion de vos comptes. Ce logiciel comptable permet de tenir à jour vos écritures financières, facilitant le calcul des taxes, des charges et l’établissement des bilans financiers.
Cependant, SmartOF n’est pas un logiciel comptable à proprement parler. SmartOF se charge de l’automatisation de la création de vos factures de vente. Une fois celles-ci générées, il est nécessaire de les enregistrer dans votre logiciel comptable pour une bonne gestion des écritures comptables.
L’avantage des Exports comptables SmartOF
C’est là qu’interviennent les exports comptables : vous pouvez exporter un fichier d’écritures comptables depuis SmartOF et l’importer dans votre logiciel comptable, évitant ainsi la saisie manuelle de chaque facture.
Comment générer un export comptable depuis SmartOF ?
Pour générer un export comptable avec SmartOF, suivez les étapes ci-dessous :
- Accédez à l’onglet Export Comptable dans le menu principal de SmartOF.
- Sélectionnez la période de temps souhaitée en utilisant les filtres Facture - Date début et Facture - Date fin. Par exemple, vous pouvez choisir un mois spécifique pour regrouper toutes les factures émises pendant cette période. Le filtre appliqué sélectionnera toutes les factures et avoirs en fonction de la Date d’émission. Le tableau situé en dessous vous montrera l’ensemble des factures retenues par le filtre sélectionné.
- Cliquez sur “Générer un export comptable”. Une liste déroulante apparaîtra avec les formats d’export disponibles.
- Choisissez le format d’export qui correspond à votre logiciel comptable. SmartOF propose plusieurs formats standards pour s’adapter à différents logiciels.
Comment suivre mes exports comptables ?
Il est fréquent de facturer régulièrement des prestations tout au long de l’année. Pour éviter de perdre le fil, il est recommandé de faire des exports comptables à intervalles réguliers.
SmartOF enregistre la date du dernier export comptable pour chaque facture ou avoir, visible dans la colonne Dernier export comptable. Cela permet de suivre quelles factures ont déjà été exportées.
Pour simplifier ce processus, vous pouvez cocher l’option Uniquement les factures non exportées pour générer un export comptable uniquement pour les lignes non exportées.
Nous vous conseillons de réaliser un export mensuel de vos écritures comptables. À la fin de chaque mois, sélectionnez la période correspondant au mois en cours et cochez l’option Uniquement les factures non exportées pour éviter les doublons.
Quels sont les formats d’export supportés ?
SmartOF supporte plusieurs formats d’export pour répondre aux besoins des différents logiciels comptables sur le marché :
- Format Générique : Export en Excel ou CSV. Ce format est compatible avec la plupart des logiciels comptables. Le fichier Excel est aussi pratique pour une consultation directe des données.
- Format SAGE : Génération d’un fichier .pnm compatible avec le logiciel Sage.
- Format CEGID : Génération d’un fichier .tra compatible avec le logiciel Cegid.
Comment personnaliser le format d’export comptable ?
Si vous avez besoin d’un format spécifique qui ne figure pas dans les options proposées, vous pouvez personnaliser votre format d’export. Il suffit de contacter le service client SmartOF via l’adresse support@smartof.tech.
Exemples de personnalisations possibles :
- Créer un format d’export pour un logiciel comptable non pris en charge par défaut.
- Ajouter des informations supplémentaires, comme des Axes Analytiques ou d’autres champs spécifiques à vos besoins comptables.
En résumé, SmartOF facilite grandement la gestion de vos factures et leur intégration dans votre logiciel comptable grâce à ses fonctionnalités d’export comptable. Adaptez les exports à vos besoins et optimisez la gestion de votre comptabilité tout en évitant les tâches manuelles répétitives.